Huishoudelijk reglement

Artikel 1. Het huishoudelijk reglement

1.1. Het huishoudelijk reglement van de VZW Diana dient ter aanvulling van de statuten, en dient net zoals de statuten bekend te worden gemaakt op de website van de VZW.

Artikel 2. Facbar

2.1. Op moment van schrijven, zijnde 17 februari, is Diana’s facbar gelegen in de Maxim’O, Naamsestraat 35,te 3000 Leuven.

2.2. Studentenvereniging Diana stelt een verantwoordelijke en eventueel vice-verantwoordelijke aan voor het beheer van Diana’s facbar-activiteiten en de contacten met de café-uitbater. Deze verantwoordelijke wordt telkens aangeduid na de kiesweek.

Verkiezing facbarverantwoordelijke

2.3. Om de communicatie tussen VZW Diana en derden wat betreft haar facbar-activiteiten te bevorderen wordt een facbarverantwoordelijke verkozen. Deze is de primaire contactpersoon voor alles omtrent Diana’s facbar en draagt ook de eindverantwoordelijkheid hierover.

2.4. De verantwoordelijke kiest zelf de verantwoordelijke voor het volgende jaar, in samenspraak met het uittredend praesidium, en dit elk jaar opnieuw. Op de laatste vergadering van het lopende praesidiumjaar kan de verantwoordelijke een opvolger voorstellen. Deze moet verkozen worden door de Algemene Vergadering met een eenvoudige meerderheid.

2.5 Wanneer driemaal de voorgestelde kandidaat wordt afgewezen, zal het huidige praesidium de opvolger aanduiden.

Artikel 3. Leden Honoris Causa

3.1. Leden Honoris Causa zijn leden die uitzonderlijke inspanningen hebben geleverd ten behoefte van studentenvereniging Diana. Zij worden opgenomen in het huishoudelijk reglement en zullen tot het einde der dagen kunnen genieten van de voordelen die voor ereleden voorbehouden zijn.

3.2. Op elke Algemene Vergadering waarbij de effectieve leden met minstens de helft aanwezig zijn, kan er worden geopperd om iemand op te nemen in de lijst van Honoris Causa mits 3/4de goedkeuring.

3.3.Op het moment van schrijven, zijnde 22 maart 2016, is dit de lijst van Honoris Causa:

  • Rueben Van Mol
  • Ylja Stein
  • Philippe Beeckmans
  • Gunther Piron

3.4. Pro-senioren die niet meer studeren die niet meer studeren aan de Associatie KULeuven dienen het normale ledentarief op cantussen te betalen, met uitzondering van doopcantus, ontgroeningscantus, zwanenzangcantus, alumnicantus, EJW-cantus. Ook hun toegang op TD’s en het galabal van studentenvereniging Diana blijft gratis.

Artikel 4. Uitgesloten leden

4.1. Leden die kunnen worden uitgesloten door stemming met 3/4de meerderheid op een Algemene Vergadering.

4.2. Leden die uitgesloten zijn wordt verboden om zich uit te geven als lid, gebruik te maken van voordelen verbonden aan een Diana-lidkaart en Diana-kentekens en symbolen te dragen. Op basis van de feiten die leidden tot uitsluiting kan de Algemene Vergadering bijkomende maatregelen opleggen.

4.3. Uitgesloten leden worden zo snel mogelijk na de stemming van hun uitsluiting op de hoogte gebracht door de Algemene Vergadering.

4.4. Uitgesloten leden zijn:

/

Artikel 5. Verbonden organisaties

5.1. Studentenvereniging Diana is onderdeel van de VZW OKeR. Dit is de overkoepelende vereniging die de kringen van de University College Leuven Limburg met elkaar verbind.

5.2. Het Diana praesidium kan verbintenissen aangaan met andere kringen en clubs voor de duur van één praesidiumjaar. Deze andere organisaties mogen geen negatieve of politieke weerslag hebben op Diana, of strijdig zijn met andere bepalingen in de statuten.

Artikel 6. Verkiezingen

6.1. De kiesweek wordt conform de statuten elk academiejaar georganiseerd tussen 1 april en 15 mei. Het kiescomité (zie verder) zal tijdig bekend maken tijdens welke week de kiesweek valt.

6.2. De kiesweek, en bijgevolg ook de promotiecampagne die hierbij hoort, mag lopen van maandag middernacht tot donderdagochtend 8u. Buiten deze periode mag er geen promotie worden gemaakt door de kiesploegen, met uitzondering van de kiescantus en bepalingen in artikel 6.3.

6.3. Vanaf één lesweek voor het begin van de kiesweek mag elke kiesploeg exact 12 affiches ophangen. Twee in de facbar van Diana en vijf op campus Gasthuisberg en vijf op campus Proximus. Deze affiches zijn maximum van het formaat A2 en bevatten minstens de naam van de kiesploeg en een lijst met activiteiten die tijdens de kiesweek door desbetreffende kiesploeg worden georganiseerd. Elke activiteit die op deze affiches wordt aangekondigd, moet worden uitgevoerd door de kiesploeg die deze affiches verspreidde.

6.4. Op zondagavond van de kiesweek, om middernacht, stellen de ploegen zich voor in de huidige facbar van Diana. Het voorstellen van de kiesploeg dient verplicht gepaard te gaan met het geven van een vat bier van minimum 50 liter. Lolploegen worden hiervan ontzien (zie verder).

OKeR

6.5. Het hoogpraesidium moet gedoopt en ontgroend zijn in een erkende kring van OKeR, tenzij anders bepaald door het kiescomité of huidig praesidium.

6.6 Het reglement mag niet meer aangepast worden nadat de deadline voor het insturen van de kandidaturen verstreken is.

6.7. Alle leden van een opkomende kiesploeg worden geacht deze statuten te kennen en bij het indienen van de kandidatuur gaan ze automatisch akkoord met deze statuten.

6.8. De opkomend praeses kent de statuten en brieft deze ook door aan alle leden van het opkomend praesidium.

6.9. Het hoogpraesidium moet 1 praesidiumjaar ervaring hebben in de kring waarin het opkomt, tenzij anders bepaald door het kiescomité of huidig praesidium. (zie ook regel 6.27)

6.10. Het hoogpraesidium en leden met functie moeten ingeschreven zijn op het departement van die kring waarvoor ze opkomen, tenzij anders bepaald door het kiescomité of huidig praesidium.

6.11. Het kiesreglement zijn regels van zaken die niet mogen, daarom mogen andere dingen niet automatisch wel. Nieuwe regels moeten dus goedgekeurd worden door OkeR om eerlijke concurrentie te waarborgen.

6.12. Wanneer er fouten tegen het reglement gemaakt worden door het kiescomité, kunnen de kiesploegen niet gesanctioneerd worden voor die fouten.

6.13. Wanneer er geen van de ploegen voldoet aan de regels, worden de regels versoepeld om het praesidium te behouden. Dit gebeurt in samenspraak met het kiescomité en het huidige praesidium.

Het kiescomité

6.14. Het goede en eerlijke verloop van de verkiezingen wordt verzorgd door het kiescomité. Dit orgaan bestaat uit minimum 1 en maximum 3 effectieve leden, waaronder de praeses, die zich kenbaar dienen te maken op tenminste de laatste Algemene Vergadering die bijeen wordt geroepen voor de paasvakantie.

6.15. Het kiescomité dient goedgekeurd te worden door de Algemene Vergadering met 3/4de meerderheid. Bij problemen met de vorming van het kiescomité wordt de VZW OKeR hiervoor geraadpleegd.

6.16. Het kiescomité ziet erop toe dat de bepalingen van het kiesreglement worden nageleefd en kan sancties opleggen bij gemaakte fouten tegen dit kiesreglement. Tevens maakt het kiescomité reclame voor de kiesweek op Campus Gasthuisberg en Campus Proximus en bij de VZW OKeR. Dit moet minimum één lesweek voor de aanvang van de kiesweek gebeuren.

6.17. Op de activiteiten van de kiesploegen verwacht het kiescomité als eerste bedient te worden of onmiddelijk wanneer nodig.

6.18. Bij het herhaaldelijk discussieren met het kiescomité zullen er extra strafpunten uitgedeeld worden aan de betrokken kiesploeg.

6.19. Bij het niet uitvoeren van een aangekondigde activiteit zal het kiescomite de organiserende kiesploeg bestraffen met een onbepaald aantal strafpunten naarmate de omvang van de activiteit en de goesting die het kiescomite had om naar deze activiteit af te komen.

6.20. Het aantal strafpunten dat een kiesploeg heeft, zal ten vroegste pas bekend worden gemaakt bij de telling van de stemmen op de kiescantus.

Kiesploegen

6.21. Het is voor een kiesploeg verboden om affiches van andere kiesploegen te overplakken, vernietigen, verwijderen of bekladden.

6.22. Een kiesploeg mag tot 2 weken voor de paasvakantie leden werven door te vermelden dat deze kiesploeg opkomt als praesidium voor de studentenvereniging Diana.

6.23. Een kiesploeg wordt geacht de andere kiesploegen te respecteren en elke ploeg de kans te geven om affiches en propaganda te verspreiden.

6.24. De kleuren en de symbolen en tekens die in verband gebracht worden met de VZW Diana mogen op geen enkele wijze gebruikt worden door de kiesploegen, bij activiteiten noch bij het aanvragen van sponsoring. Verwijzen naar activiteiten van studentenvereniging Diana uit het verleden mag zolang men de hiergenoemde regels niet schendt. Het is tevens verboden om de naam ‘Diana’ in de kiesploegnaam te verwerken. Daarnaast moet ook alle drukwerk van een ploeg dat publiek zichtbaar is voorzien zijn van een stempel van Campus Gasthuisberg of Campus Proximus.

6.25. Exclusieve sponsoring door de facbar van VZW Diana is verboden. Desbetreffende verantwoordelijken dienen in eer en geweten te handelen.

6.26. Ploegen die opkomen zonder het oogmerk om verkozen te worden, maar louter met het doel om een gemoedelijke sfeer te creëren tijdens de kiesweek, worden “lolploegen” genoemd. Zij moeten zich kenbaar maken bij het kiescomité voor de aanvang van de kiesweek.

6.27. Een praeses van een opkomende ploeg moet ingeschreven zijn op Campus Gasthuisberg of Campus Proximus van de UCLL voor minstens 27 studiepunten en moet tenminste één praesidiumjaar ervaring hebben opgedaan als praesidiumlid van Diana.

De stemming

6.29. De stemming wordt opgedeeld in twee stemrondes, één op Campus Gasthuisberg en Campus Proximus van de UCLL en één tijdens de kiescantus. Beide stemrondes worden georganiseerd door het kiescomité, dewelke uiterst objectief dienen te blijven bij de stemming en bij het motiveren van stemmers.

6.30. Op donderdagmiddag krijgen alle studenten en personeelsleden van Campus Gasthuisberg en Campus Proximus de kans een stem uit te brengen. Het exacte tijdstip van deze stemronde wordt bepaald door het kiescomité, met het doel een zo groot mogelijke opkomst te bereiken voor deze verkiezingen. Deze stemronde is anoniem en enkel mogelijk op vertoon van een geldige studenten- of personeelskaart van Campus Gasthuisberg of Campus Proximus. De stemming gebeurt onder het toezicht van het kiescomité. Leden van de opkomende kiesploegen mogen niet aanwezig zijn bij deze stemming, tenzij op het moment waarop zij zelf een stem komen uitbrengen.

6.31. Op donderdagavond vindt de tweede stemronde plaats tijdens de kiescantus. Elke persoon die geldig aanwezig is mag hierop een stem uitbrengen.

6.32. Lolploegen zijn verplicht om na de stemming forfait te geven. De stemmen voor de lolploegen worden buiten beschouwing gelaten bij het berekenen van de uitslag.

6.33. De stemmen worden geteld onder toezicht van maximaal twee vertegenwoordigers van elke opkomende ploeg. De ploeg met de meerderheid van de uitgebrachte stemmen achter haar naam wordt beschouwd als winnaar. Deze uitslag dient zo snel mogelijk aan alle leden te worden bekendgemaakt.

6.34. De bevoegdheden worden formeel overgedragen op het einde van de kiescantus. Dit is tevens het begin van het nieuwe werkjaar. Voor het einde van het academiejaar moeten de nodige documenten die een grondige werking van de VZW garanderen overgedragen worden.

6.35. Het optellen van de stemresultaten op campus Gasthuisberg en Campus Proximus en de stemresultaten tijdens de kiescantus zal volgens een de verdeelsleutel 70/30 gebeuren. De uitslag van de stemming op campus Gasthuisberg en Campus Proximus zal meetellen voor 70 procent van de uiteindelijke uitslag. De uitslag van de stemming tijdens de kiescantus zal meetellen voor 30 procent van de uiteindelijke uitslag.

6.36. Gedurende de kiesweek kunnen er strafpunten uitgedeeld worden. (zie regel 6.20.) Strafpunten kunnen uitgedeeld worden tot aan de telling van de stemresultaten. Het kiescomité bepaalt de mate waarin deze doorwegen tijdens de telling.

Artikel 7. Beleid

7.1. Minstens één persoon moet de belangen van Diana verdedigen op de praesesvergaderingen van VZW OKeR en de Algemene Vergadering van de departementale studentenraad (DSR).

7.2. Elk effectief lid van VZW Diana mag sponsoring voor de vereniging aanvragen, zolang dit gebeurt bij instanties waarvan de geest niet indruist tegen de algemene doelstellingen van de vereniging.