Intern reglement

Artikel 1. Het Intern reglement

1.1. Het Intern reglement van de Diana VZW dient ter aanvulling van de statuten, en dient net zoals de statuten bekend te worden gemaakt op de website van de VZW.

Artikel 2. Facbar

2.1. Op moment van schrijven, zijnde 27 februari 2021, is Diana’s facbar gelegen in de Maxim’O, Naamsestraat 35, te 3000 Leuven.

2.2. Studentenvereniging Diana stelt een verantwoordelijke en eventueel vice-verantwoordelijke aan voor het beheer van Diana’s facbar-activiteiten en de contacten met de café-uitbater. Deze verantwoordelijke wordt telkens aangeduid door de opkomende praeses na de kiesweek.

Artikel 3. Leden Honoris Causa

3.1. Leden Honoris Causa zijn leden die uitzonderlijke inspanningen hebben geleverd ten behoeve van studentenvereniging Diana. Zij worden opgenomen in het intern reglement en zullen tot het einde der dagen kunnen genieten van de voordelen die voor ereleden voorbehouden zijn.

3.2 De voorbehouden voordelen voor ereleden zijn sterk gelijkend op die van de pro-senioren. Alleen behouden zij het recht om eeuwig lid te zijn. Ongeacht of een Honoris Causa nog student is aan de Associatie KULeuven, zal hij/zij altijd gratis toegang krijgen tot alle cantussen, TD’s en het galabal (diner niet inbegrepen) van de studentenvereniging Diana.

3.3.1 Op elke Algemene Vergadering waarbij de effectieve leden met minstens de helft aanwezig zijn, kan er worden geopperd om iemand voor te stellen om op te nemen in de lijst van Honoris Causa mits 3/4de goedkeuring.

3.3.2 Als deze stemming een positief antwoord geeft, dan zal elke huidige Honoris Causa, hieronder gespecifieerd, gecontacteerd worden samen met de pro-senioren van de studentenvereniging Diana voor een tweede vergadering. In die tweede vergadering zal de huidige praeses 1 stem hebben, zal het collectief van de pro-senioren 1 stem hebben en zal het collectief van de Honoris Causa 1 stem hebben.

3.3.3 De planning en het verloop van deze vergadering zullen als volgt lopen:

Eerst worden uit alle pro-senioren en Honoris Causa gevraagd wie aanwezig kan en wil zijn. Eens deze mensen toezeggen móeten zijn aanwezig zijn. Bij afwezigheid van een van de bevestigde leden van de speciale vergadering zal de stemming die hieruit volgt niet geldig zijn. De vergadering vraagt minstens 1 beschikbare persoon van elke groep aanwezig. Indien 2 van de onderdelen van de speciale vergadering vragen om een verplaatsing, moet ze ook verplaatst worden.

3.3.4 De stemming in deze speciale vergadering zal geen onthouding bevatten zodat een staking der stemmen onmogelijk is. De stemming vraagt dat twee van de drie partijen akkoord zijn om een nieuwe Honoris Causa op te nemen in de lijst.

3.4 Op het moment van schrijven, zijnde 20 december 2018, is dit de lijst van Honoris Causa:

  • Rueben Van Mol
  • Ylja Stein
  • Philippe Beeckmans
  • Gunther Piron

3.5. Pro-senioren die niet meer studeren / die niet meer studeren aan de Associatie KULeuven dienen het normale ledentarief op cantussen te betalen, met uitzondering van doopcantus, ontgroeningscantus, zwanenzangcantus, alumnicantus, EJW-cantus. Hun toegang op TD’s en het galabal van studentenvereniging Diana blijft gratis.

Artikel 4. Verbonden organisaties

4.1. Studentenvereniging Diana is onderdeel van de VZW OKeR. Dit is de overkoepelende vereniging die de kringen van de University College Leuven Limburg met elkaar verbindt.

4.2. Het Diana praesidium kan verbintenissen aangaan met andere kringen en clubs voor de duur van één praesidiumjaar. Deze andere organisaties mogen geen negatieve of politieke weerslag hebben op Diana, of strijdig zijn met andere bepalingen in de statuten.

Artikel 5. Verkiezingen

5.1. De kiesweek wordt conform de statuten elk academiejaar georganiseerd tussen 1 april en 15 mei. Het kiescomité (zie verder) zal tijdig bekend maken tijdens welke week de kiesweek valt.

5.2. De kiesweek, en bijgevolg ook de promotiecampagne die hierbij hoort, mag alleen lopen van maandagnacht 00:00 tot donderdagnamiddag 16 uur. Buiten deze periode mag er geen promotie worden gemaakt door de kiesploegen, met uitzondering van de kiescantus en bepalingen in artikel 5.3.

5.3. Vanaf één lesweek voor het begin van de kiesweek mag elke kiesploeg exact 12 affiches ophangen. Twee in de facbar van Diana en vijf op campus Gasthuisberg en vijf op campus Proximus. Deze affiches zijn maximum van het formaat A2 en bevatten minstens de naam van de kiesploeg en een lijst met activiteiten die tijdens de kiesweek door desbetreffende kiesploeg worden georganiseerd. Elke activiteit die op deze affiches wordt aangekondigd, moet worden uitgevoerd door de kiesploeg die deze affiches verspreidde.

5.4. Op zondagavond van de kiesweek, om middernacht, stellen de ploegen zich voor in de huidige facbar van Diana. Het voorstellen van de kiesploeg dient verplicht gepaard te gaan met het geven van een vat bier van minimum 50 liter. Lolploegen worden hiervan ontzien (zie verder). Als door omstandigheden dit niet kan doorgaan zal het vat bier op een later moment van het bestuursjaar gegeven worden.

5.5. Het kiesreglement mag niet meer aangepast worden 2 weken voor de kiesweek begint. nadat de deadline voor het insturen van de kandidaturen verstreken is.

5.6. Het kiesreglement zijn regels van zaken die niet mogen, daarom mogen andere dingen niet automatisch wel. Nieuwe regels moeten dus goedgekeurd worden door OKeR om eerlijke concurrentie te waarborgen.

5.7. Wanneer er fouten tegen het reglement gemaakt worden door het kiescomité, kunnen de kiesploegen niet gesanctioneerd worden voor die fouten.

5.8. Wanneer er geen van de ploegen voldoet aan de regels, worden de regels versoepeld om het praesidium te behouden. Dit gebeurt in samenspraak met het kiescomité en het huidige praesidium.

Het kiescomité

5.9. Het goede en eerlijke verloop van de verkiezingen wordt verzorgd door het kiescomité. Dit orgaan bestaat uit minimum 1 en maximum 3 effectieve leden, waaronder de praeses, die zich kenbaar dienen te maken op tenminste de laatste Algemene Vergadering die bijeen wordt geroepen voor de paasvakantie.

5.10. Het kiescomité dient goedgekeurd te worden door de Algemene Vergadering met 3/4de meerderheid. Bij problemen met de vorming van het kiescomité wordt de VZW OKeR hiervoor geraadpleegd.

5.11. Het kiescomité ziet erop toe dat de bepalingen van het kiesreglement worden nageleefd en kan sancties opleggen bij gemaakte fouten tegen dit kiesreglement. Tevens maakt het kiescomité reclame voor de kiesweek op Campus Gasthuisberg en Campus Proximus en bij de VZW OKeR. Dit moet minimum één lesweek voor de aanvang van de kiesweek gebeuren.

5.12. Op de activiteiten van de kiesploegen verwacht het kiescomité als eerste bedient te worden of onmiddellijk wanneer nodig.

5.13. Bij het herhaaldelijk discussiëren met het kiescomité zullen er extra strafpunten uitgedeeld worden aan de betrokken kiesploeg.

5.14. Bij het niet uitvoeren van een aangekondigde activiteit zal het kiescomité de organiserende kiesploeg bestraffen met een onbepaald aantal strafpunten naarmate de omvang van de activiteit en de goesting die het kiescomité had om naar deze activiteit af te komen.

5.15. Het aantal strafpunten dat een kiesploeg heeft, zal ten vroegste pas bekend worden gemaakt bij de telling van de stemmen op de kiescantus.

Kiesploegen

5.16. Alle leden van een opkomende kiesploeg worden geacht deze statuten te kennen en bij het indienen van de kandidatuur gaan ze automatisch akkoord met deze statuten.

5.17. De opkomend praeses kent de statuten en brieft deze ook door aan alle leden van het opkomend praesidium.

5.18. Alle leden van een opkomende kiesploeg moeten minstens 1 academiejaar, van minimum 27 studiepunten, ingeschreven zijn in een door Diana vzw vertegenwoordigde richting. Uitzonderingen mogen aangevraagd worden aan het huidig Praesidium en moeten goedgekeurd worden door een Algemene Stemming.

5.19. Het is voor een kiesploeg verboden om affiches van andere kiesploegen te overplakken, vernietigen, verwijderen of bekladden.

5.20. Een kiesploeg mag tot 2 weken voor de paasvakantie leden werven door te vermelden dat deze kiesploeg opkomt als praesidium voor de studentenvereniging Diana, tenzij anders bepaald door het kiescomité.

5.21. Een kiesploeg wordt geacht de andere kiesploegen te respecteren en elke ploeg de kans te geven om affiches en propaganda te verspreiden.

5.22. De kleuren en de symbolen en tekens die in verband gebracht worden met de VZW Diana mogen op geen enkele wijze gebruikt worden door de kiesploegen, bij activiteiten noch bij het aanvragen van sponsoring. Verwijzen naar activiteiten van studentenvereniging Diana uit het verleden mag zolang men de hier genoemde regels niet schendt. Het is tevens verboden om de naam ‘Diana’ in de kiesploeg naam te verwerken. Daarnaast moet ook alle drukwerk van een ploeg dat publiek zichtbaar is voorzien zijn van een stempel van Campus Gasthuisberg of Campus Proximus.

5.23. Exclusieve sponsoring de facbar van VZW Diana is verboden. Desbetreffende verantwoordelijken dienen in eer en geweten te handelen.

5.24. Ploegen die opkomen zonder het oogmerk om verkozen te worden, maar louter met het doel om een gemoedelijke sfeer te creëren tijdens de kiesweek, worden “lolploegen” genoemd. Zij moeten zich kenbaar maken bij het kiescomité voor de aanvang van de kiesweek.

5.25. Het bestuursorgaan (voorzitter, ondervoorzitter, penningmeester & secretaris) moet ingeschreven zijn op Campus Gasthuisberg of Campus Proximus van de UCLL voor minstens 27 studiepunten heel het bestuursjaar lang en moet tenminste één praesidiumjaar ervaring hebben opgedaan als praesidiumlid van Diana, tenzij anders bepaald door het kiescomité of huidig praesidium.

De stemming

5.26. De stemming wordt opgedeeld in twee stemrondes, één op Campus Gasthuisberg en Campus Proximus van de UCLL en één tijdens de kiescantus. Beide stemrondes worden georganiseerd door het kiescomité, dewelke uiterst objectief dienen te blijven bij de stemming en bij het motiveren van stemmers.

5.27. Heel de kiesweek lang krijgen de door ons vertegenwoordigde studenten en personeelsleden van Campus Gasthuisberg en Campus Proximus de kans om een stem uit te brengen. Deze stemmingen zijn anoniem en enkel beschikbaar via Stemt.org en op de kiescantus.

5.28. Op donderdagavond vindt de tweede stemronde plaats tijdens de kiescantus. Elke aanwezige persoon en geldig aanwezig is mag hierop een stem uitbrengen.

5.29. Lolploegen zijn verplicht om na de stemming forfait te geven. De stemmen voor de lolploegen worden buiten beschouwing gelaten bij het berekenen van de uitslag.

5.30. De stemmen worden geteld onder toezicht van maximaal twee vertegenwoordigers van elke opkomende ploeg. De ploeg met de meerderheid van de uitgebrachte stemmen achter haar naam wordt beschouwd als winnaar. Deze uitslag dient zo snel mogelijk aan alle leden te worden bekendgemaakt.

5.31. De bevoegdheden worden formeel overgedragen op het einde van de kiescantus. Dit is tevens het begin van het nieuwe werkjaar. Voor het einde van het academiejaar moeten de nodige documenten die een grondige werking van de VZW garanderen overgedragen worden.

5.32. Het optellen van de stemresultaten op campus Gasthuisberg en Campus Proximus en de stemresultaten tijdens de kiescantus zal volgens een de verdeelsleutel 70/30 gebeuren. De uitslag van de stemming op campus Gasthuisberg en Campus Proximus zal meetellen voor 70 procent van de uiteindelijke uitslag. De uitslag van de stemming tijdens de kiescantus zal meetellen voor 30 procent van de uiteindelijke uitslag.

5.33. Gedurende de kiesweek kunnen er strafpunten uitgedeeld worden. (zie regel 5.15.) Strafpunten kunnen uitgedeeld worden tot aan de telling van de stemresultaten. Het kiescomité bepaalt de mate waarin deze doorwegen tijdens de telling.

Artikel 6. Beleid

6.1. Minstens één persoon moet de belangen van Diana verdedigen op de praeses vergaderingen van VZW OKeR en de Algemene Vergadering van het campus overleg. Ook moet Diana X aantal personen afvaardigen naar de LOKO AV waarbij X gelijk is aan het aantal stemgerechtigden dat Diana dat bestuursjaar heeft.

6.2. Elk effectief lid van VZW Diana mag sponsoring voor de vereniging aanvragen, zolang dit gebeurt bij instanties waarvan de geest niet indruist tegen de algemene doelstellingen van de vereniging.

Artikel 7. Motie van wantrouwen

Een motie van wantrouwen is een formele aanvraag waarin mogelijke problemen of moeilijkheden omtrent een mede praesidiumlid kan aangehaald worden met als doel dit te bespreken op de eerstvolgende AV waarin alle argumenten besproken wordt en er geëindigd wordt met een stemming of het praesidiumlid al dan niet uit het praesidium verwijderd wordt. Elk praesidiumlid van Diana heeft het recht om een motie van wantrouwen in te dienen tegen elk praesidiumlid

De procedure loopt als volgt:

  1. Praat erover met de persoon in kwestie. Haal je problemen aan in een persoonlijk gesprek (face to face) en probeer het uit te praten.
  2. Wanneer je het gevoel hebt dat er na een paar dagen/weken geen beterschap toont, haal je het probleem aan bij de Praeses/Vice-Praeses zodat deze je advies kan geven of zelf in gesprek kan gaan met de persoon in kwestie.
  3. Hierna kan er een indien nodig een gezamenlijk gesprek volgen tussen jou, de Praeses en de persoon in kwestie zodat jullie hierover kunnen praten in een serene setting waarin de Praeses/Vice-Praeses als moderator dient.
  4. Als je na het doorlopen van de eerste 3 stappen nog altijd geen enkele andere oplossing ziet dan de verwijdering van het praesidiumlid, dan kan je een motie indienen.
  5. De motie van wantrouwen wordt via mail bezorgd 2 weken voor de volgende AV plaatsvindt. De motie wordt gestuurd naar het mailadres praeses@diana.be via het emailadres motieman.voor.moties@gmail.com. De motie moet gemotiveerd worden en de reden die tot uitsluiting leiden mogen niet subjectief zijn, maar moeten aantonen dat het de werking van het praesidium verstoort.
  6. De motie wordt door de Praeses gecommuniceerd op de eerstvolgende AV.
  7. De persoon die de motie indient, krijgt de kans om toe te lichten (dit is vrijblijvend). De persoon naar wie de motie gericht is, krijgt voldoende tijd om te reageren.
  8. De persoon in kwestie wordt gevraagd om de AV tijdelijk te verlaten. Hier is er ruimte voor extra verduidelijking/discussie indien nodig.
  9. Elk bestuurslid kan stemmen en worden opgeteld. Bij een 2/3e meerderheid van deze stemmen wordt de persoon verwijdert uit het praesidium.
  10. De persoon wordt binnengeroepen door de Praeses/Vice-Praeses en wordt het resultaat meegedeeld.

Uitzondering: Als de persoon in kwestie de Praeses/Vice-Praeses is, spreek dan een neutrale partij aan.

Het hele proces is strikt vertrouwelijk en alle informatie blijft tussen de bestuursleden.